A社様(大阪府)

受注から仕入登録までの作業が一本化され、転記作業が減少。
EDIとの連携にも大いに期待!

今回は、2020年からPaintnoteをご利用いただいており、Paintnote EDIもご活用予定のA社様(大阪府)の専務取締役にインタビューさせていただきました!
(※A社様のご意向につき、社名は仮称にて掲載させていただいております)

塗料の正しい選定と、正確な塗装方法を丁寧にお伝えする

Q:経営のポリシーを教えてください

弊社は大阪府に店舗を構える塗料販売店です。
弊社は創業より「塗料の正しい選定と、正確な塗装方法を丁寧にお伝えすること」をモットーとしております。

はじめて塗料を扱う人は、選定や塗り方も何もかもわからない状況です。そんな中で、もしはじめて塗って失敗してしまったら、次は塗りたいなんて思わなくなってしまうものです。
だからこそ、塗ったはいいものの、後々剥がれ等の問題が生じないよう、一番最初の部分(塗料選定や塗り方)から多分に関わっていくというスタンスは創業より今日まで変わらず一番大事にしていることです。

実際に、ホームセンターの店員さんに「〇〇用の塗料と書いてあるので、これでいいと思います」と言われて購入して塗ったものの、問題が生じて相談に来るお客様も多く見受けられます。やや非効率かもしれませんが、そういう方にも親身に対応することを大事にしてきました。「以前、丁寧に塗料の塗り方を教えてくれたから」という理由でリピートしてくれる地域のお客様が多いのは当社の強みだと思いますね。

昨今では、会社や家庭を問わずコミュニケーションにお悩みの方も増えています。私は常に「塗料で何か手助けはできないか?」という風に考えているので、一人でも多くの人に塗料の楽しさを知ってもらい、単純に美観だけではなくコミュニケーションも含めて「幸せな空間作り」をお手伝いする仕事をしていきたいと思っています。

 

1アカウント(機器1台)のみでの運用に限界を感じていた

Q:従来の販売管理ではどのような課題がありましたか?

これまで利用していた販売管理システムはPC1台分の契約であったため、複数人で同時作業ができず作業効率が悪い状況でした。
例えば、1人が登録作業をしている間は別の担当者は納品書発行を待つしかなかったり、PCが空く時間が限られているため、仕入登録をするためのまとまった時間が確保できず、仕入登録は販売管理システムではなくExcelに登録せざるを得なかった等、1アカウントのみでの運用に限界を感じていました。

もちろん、新規1台の追加契約を検討したこともあるのですが、新機器の契約には、当然新たに追加費用が発生するため、ここ数年は追加契約を見送っていました。

数社と比較した結果、1番使いやすかった

Q:なぜPaintnoteを導入しようと思いましたか?

先述の課題もあって、定期的に新たな販売管理システムをインターネットで探していました。
何社か候補を洗い出して、実際に操作説明を聞いたり、トライアルを受けてみたりを繰り返し、比較検討をしていきました。

何社か比較検討した結果、弊社の抱えていた同時作業ができないという課題をクリアできることはもちろんのこと、Paintnoteが1番操作性が優れていて使いやすいと感じました。

正直、Paintnoteは、まだまだリリース間もないサービスだったので、若干の不安があったことも事実ですが、なにより実際のサービスに触れてみて、客観的に見ても、細かな操作性までこだわっており、Paintnote社の「実務経験をした上で、従来のシステムや業務フローにおいて非効率だと感じた点を塗り替えていこう」という気概やコンセプトが具現化されたサービスだと感じたことから、導入してみたいという想いになりました。

また、コスト面についても、月額料金制でリースも不要というシンプルな料金体系だったので「まずは気軽にはじめてみようか」と思えたのも大きかったです。

それと、まだリリース前ではありましたが、数カ月後には「Paintnote EDI」との連携によってさらなる生産性向上が見込めるという点にも魅力を感じたので、リースは残っていましたが、EDIのリリース以前からPaintnoteを軸とした社内体制を整えていこうという考えで、早期導入を決めました。

基幹システムとしてだけみても十分使いやすいサービスだと思いますが、発展性のあるサービスというところはPaintnoteの大きな魅力ですね。

 

作業が一本化され、転記作業が4回から1回に

Q:Paintnoteを導入してから、どのような効果がありましたか?

導入して良かったなと感じることとしては、まず、検索や参照にかかる時間が短縮されたことですね。

曖昧な単語や複数ワードでの検索、絞り込み機能、関連情報の参照等、検索性能が充実しているので、欲しい情報をすぐに参照できています。
例えば、お客様から電話で「いつもの」や「この前買ったアレ」と問い合わせがあり、売上履歴を参照する際も、以前よりも短時間で検索できますし、画面遷移が少ないのでストレスも軽減されたように感じます。

また、売上登録等をする際も、過去の販売・仕入履歴が瞬時に分かり、同一画面上で参照できる件数も多いので、いつから価格が変更になっているのかや、別の得意先様にはいくらで販売しているのかが一目で把握できる点もいいですね。

加えて、仕入登録をする際も、メーカー側が誤った金額を提示してきた際にも、ひとめで値差を確認できるので重宝しています。こういった細かい点まで考慮されているのは非常に良いですし、実際の現場を想定して開発されてるんだなと感心します。

また大きな効果としては、作業時間が大幅に短縮できたことですかね。

Paintnoteは受注〜仕入登録が完了するまでの作業の流れが一本化されているので、無駄な転記作業を減らすことができ、精神的なイライラも軽減できています。弊社の場合でいうと、転記作業が4回から1回に削減されました。

特に便利だと感じている機能は「発注書を自動で作成」できる機能ですね。
これまで発注書は手書きか、ワード等で作成していましたが、長い商品名を手動で記入したり入力する手間が省けて、すぐに発注書をFAXできるだけでなく、転記ミスも減りました。
さらに、発注書作成と同時に仕入登録も一括でできてしまうので、作業工数が減って非常にありがたいです。

 

年配の社員でもすぐに習熟/細かな機能も魅力

Q:Paintnoteの定着率や便利だと思う機能はありますか?

私自身は20代ということもあり、Paintnoteの操作については数日で慣れてしまったので、個人的には直感的で使いやすいサービスだなと実感しているのですが、年配の社員さんがいらっしゃる販売店さんも多いと思うので、最初は切り替えに不安を抱かれる会社さんもあるかもしれませんね。

弊社にも年配の社員はおりますが、実感としては、これまで販売管理システムを利用してきた土台もありますし、直感的に操作ができる仕様なので、日々利用する機能については、すぐに定着していた印象です。
担当者によって、メインで使う機能は全機能というわけではないと思うので、これまで販売管理システムを利用してきた土台がある社員さんであれば、全く心配しなくていいと思います。

私なりに工夫した点を挙げるとすれば、日常的に使う機能に絞って、操作手順をまとめたマニュアルを作成し、紙ベースで渡してすぐに確認してもらえるようにしました。Paintnote上にも、マニュアルは備え付けられているので、特定の機能に絞って作成するのであればそれほど手間ではありませんし、毎日ルーティンとして触る機能なので、数日も経てば抵抗もなくなるかと思います。

また、便利だと思った機能としては、少し細かい機能かもしれませんが、個人的には「カテゴリー分け」ができることですかね。
例えば、現金客のお客様については「現金売りのお客様」とカテゴリー分けをして管理したりして、見たい情報を簡単に抽出できるようにしています。
Paintnoteは得意先であったり、商品マスタ等もカテゴリー分けしたり、さらに階層も自分で作成できるようになっているので、今後は、得意先様をエリアごとに分類して、営業活動や配達で効率的に回れるルートを検討したり、分野(建築・工業・自補修)ごとに分類して売上推移を確認したり、工夫していくのもおもしろいのかなと思っています。

チャットで気軽に相談しています

Q:Paintnoteのサポートチームとのやりとりはどのように行っていますか?

導入当初は、週に1〜2回程度、操作面で疑問が出た際には問い合わせをしていました。

現状は操作も慣れてきたので、ちょっとした質問や機能改善の要望があれば、気軽にチャットで相談しています。

ご担当者様からの返信もはやく、またちょっとした機能改善にもすぐに対応をしてくれたので、今日まで全く不満を持ったことはないですね。
問い合わせの都度、理解も深まりますし、満足度は向上しています。

 

―Paintnote EDIについて

なかなかなくならない電話・FAXトラブル

Q:販売管理だけでなく、現状受注の課題についても教えてください。

現状の受注方法は、一部のお客様とはメールやLINEでやりとりすることも増えてきましたが、電話受注が8割、FAX受注が2割といったバランスですね。

電話受注だと、言い間違いや聞き間違いがあったり、且つ文字情報として残らないため、言った言わない論が少なからず起こります。またFAXでも、文字潰れや通信機の都合で送れていないといった事象も発生するので、手配・納期遅れに影響がでてくるケースもあるのが現状です。

特に、電話の言い間違いや行き違い、FAXの文字潰れは、わりと日常茶飯事で起こります。

理由はなににせよ、最終的に手配ミスや納期漏れによりお客様に迷惑がかかることだけは避けるべきですのでこのあたりの問題は早々に解決させたいなと思っています。

 

自分たち以上に、お客様の負担を減らす

Q:Paintnote EDIにどのようなことを期待していますか?

先述の通り、「Paintnote EDI」との連携によりさらなる生産性向上が見込めるという部分も、早期導入の決め手となったということもあり、弊社はもとより「Paintnote EDI」には非常に期待しています。

もちろん、自社の受注業務が効率化するという点も大変魅力的な部分ですが、それ以上に「お客様のご負担を減らす」ツールになり得るという点に期待しています。

特に「いつもの注文」には期待していますね。
従来の方法だと、電話で「いつもの」と言われても、弊社側もPCを開いて履歴を確認する必要が生じるので、結果としてお客様を待たせてしまいます。
Paintnote EDIが定着すれば、お客様側も自身の「いつものリスト」から好きなタイミングで注文ができるようになるので、電話の行き違い等による時間のロスやストレスも軽減できると思います。

電話でのやりとりは、必ずしも緊急度・重要度が高いものばかりではないと思うので、例えば納期回答の連絡も緊急度の高いものでない限り、システム上で通知したものをスマホ上で確認してもらうくらいで十分の場合もあったりすると思います。
そのあたりをうまく見極めて、電話の良さとEDIの良さをバランス良く活用していけば、互いにWin-Winになるのかなと考えています。

その他にも、チラシ以外の販促ツールとしての効果も期待しています。お客様画面TOPの「おすすめ商品掲載」や「お知らせ機能」をうまく利用して、アウトレット品を掲載したり、キャンペーンを開催できたらおもしろいなと思っています。弊社も人員が限られているので、すべての得意先様にチラシを持って回れるわけではありません。EDIに掲載してみたら意外なお客様から注文が入ったなんてことが起きたら、おもしろい発見ですね。

まずは、お客様の負担を減らすことを第一義としつつも、弊社の業務負担も軽減される中で、生まれた時間を「塗料の正しい選定と、正確な塗装方法を丁寧にお伝えすること」に充て、今まで以上にお客様に満足してもらえるようなサービスが提供していければと考えています。期待しています。

 

販売管理・受発注業務でお悩みでしたら、
まずはお気軽にご相談ください

詳細機能や導入に関してなど
Paintnote EDI, Paintnoteが3分でわかる

資料ダウンロード

Paintnote EDI, Paintnoteの魅力を
まずは試してみて下さい

無料でデモを問い合わせる

ご質問・ご不明点は
何でもお気軽にご相談ください。

お問い合わせ