カンペ商事株式会社様(業務)

Paintnote EDIは救世主!
「代理発注機能」を社内伝達ツールにして負担90%削減成功!

今回は、Paintnote EDIをご利用いただいているカンペ商事株式会社 千葉営業所 業務担当の安藤さん、山田さんにインタビューさせていただきました!

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当たり前だから仕方ない、、を見直したら

Q:従来の受発注ではどのような課題がありましたか?

一番の課題は受注票など各種帳票の手書き作業が多いことでした。
今までは、多い時で一人あたり1日30枚ほど手書きで作成することもあり、書きすぎてボールペンが折れたり、腱鞘炎になったこともありました(笑)

また弊社は、営業が出先から受注内容を社内に電話で共有するケースが多くあり、受注内容の伝達や確認作業を含め、1回あたり10分を超えることもありました。
そのため、行っていた作業を一時的に中断せざるを得なく、行っていた作業が分からなくなることがありました。

特に発注の締切時間が迫っているタイミングでの電話は、発注作業を中断しなければならず、締切時間に間に合うかとても不安であり、過去には焦りから生まれるミスもありました。
メーカー様によって締切時間は異なるのと、営業はお客様から受注したらすぐに伝達したいため、営業と業務間の「この時間の電話は避けよう」といった対策は通用しませんでした。

 

作業の負担が大幅に減り、余裕を持つことができた

Q:Paintnote EDIを導入してから、どのような効果があったでしょう?

9割以上の帳票を手書きで作成しなくて良くなりました。Paintnote EDIは救世主です!
(こちらこそありがとうございます!!!)

今までは手書きするにあたり、営業から電話がきたらまず在庫確認のために商品コードを探し、在庫がなければ発注先を確認し…と1回の受注処理に伴い多くの確認事項があったのですが、Paintnote EDIに正式な商品名や商品コードが登録されており、その情報が記載された帳票を発行することができるので、現在は印刷するだけで良くなり格段に楽になりました。

送り状の作成を夕方に依頼されることもあり、今までは焦って作業することも多々ありましたが、現在は余裕を持って作成できています。おかげで残業も減りました!

また「EDI受注ノート」から転記機能を使って発注書をそのまま作成できるので、発注作業のミスや負担も大幅に減りました。
手入力で発注書を作成していた時は番手や個数などの打ち間違いがあり、目視で確認するしかありませんでしたが、Paintnote EDIは受注内容をそのまま転記できるので、確実にミスなく発注書を作成することができるようになりました。
発注の締切時間に追われることも少なくなりましたし、業務全体的に余裕が出るので、仕事の質が向上したと実感しています。

 

営業からの電話が減り、チーム全体が気を遣わずに気持ちの良い流れができている

Q:その他、導入してよかったと思う瞬間はありますか?

帳票の手書き作業がなくなったこと以外だと、営業からの受注内容の伝達電話が減り、本当に必要なときのみの電話連絡となったことです。
営業が「代理発注機能」を使ってEDI経由で受注内容を文字情報で共有してくれるため、今まで発生していた確認もなくなり、優先的にやらなければならない作業を中断しなくて済んでいます。

Paintnote EDI内の「EDI受注ノート」に文字情報で受注内容が残るため、その場で対応しなくてはならない状況がなくなり、心の余裕が持てるようになりました。
焦りからくるミスも無くなりましたし、営業も業務に対して気を遣わずに伝達できるため、お互いに気持ちよく仕事に取り組めているなと感じています。

 

新たなPaintnote EDIの活用方法を見つけました

Q:Paintnote EDIの機能の中で、便利だと思うものはありますか?

検索機能がとても便利です。商品名や商品コード、伝票番号から明細の備考まで幅広い範囲で検索ができ、複数ワード入力して絞り込みができるところに利便性を感じています。
商品検索機能のおかげで特定の商品に対して、その商品を発注したかどうか・いつ発注したか・いつ受注を受けたか・どの得意先様から受注を受けたかなど、色々な疑問を即時に解決できるようになりました。

この商品検索は、毎月ある棚卸しでも活用できると思います。
その商品に対しての詳細が一目で分かるので、数量のずれなどが起きた時にすぐに原因を突き止めることができます。
さらに業務の負担が少なくなることが楽しみです。

 

 

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