今回は、Paintnote EDIをご利用いただいているカンペ商事株式会社 千葉営業所 営業担当の渡邉さん、関口さんにインタビューさせていただきました！
まずは、内勤の業務が各種帳票を記入・転記しているのを見ていて「大変そうだな…」と思ってしまうくらい膨大な量の記入作業があったので、それを無くして業務効率化を図ることはできないか、というのが一番の課題でした。
併せて、出先から受注内容を社内に共有するために電話をしていたのですが、お客様の前や運転中は電話ができないため、電話できる時間が限られていました。
そのため、電話する度に運転中の車を停めるという手間が発生したり、お客様の前では電話をとりたくないので一人になってからの折り返しとなり、ひいては発注の締切時間に間に合わなかったり…という時間のロスにも繋がっていました。
またメーカー様への発注締切時間と社内への電話の時間が被ってしまったり、商品の詳細情報を伝えるために時間がかかったりと、内勤の業務へ負担をかけてしまうこともあり、申し訳ない気持ちもありました。
内勤の業務の帳票記入作業は自分たちから見ていても明らかなほど、負担が少なくなりました。
また今まで電話で行っていた受注内容の共有を、全てPaintnote EDIの「代理発注機能」で共有するようになったため、社内への電話は本当に必要なときのみになりました。
おかげで電話にかかっていた時間を、お客様とのコミュニケーションや対応に割くことが出来るようになりました。
内勤の業務の手を止めてしまう電話も少なくなったので、申し訳無さも減ってやりやすいです（笑）
あとは、帰社後に自分で帳票を作成する時は、内勤の業務と同じく商品コードを探すところから入るのですが、
今は探さなくても「代理発注機能」で下書き登録しておけば既に商品コードが表示されているので、何かと負担だった「商品コードを探す」「手書きで帳票を作成する」などの業務がなくなり、帰社後の業務のハードルがぐんと下がりました。
業務を長引かせないためにも帳票作成時にはどうしても走り書きになってしまって、社内伝達がうまくできないケースもあったのですが、今は入力された帳票を印刷するだけでいいので伝達ミスも減りました。
お客様へより早く商品をお届けできるようになり、当初期待していた効果以上に導入してよかったと実感しています。
今までであれば、受注伝票を自分が作成するときは帰社後に作成していたため、発注の締切時間に間に合わなければ、週明けのお届けになってしまうケースもあったのですが、
今は「代理発注機能」を使って瞬時に内勤の業務へ伝達できるので、午前に受けた注文は発注締切時間に間に合うようになり、次回訪問時にはお届け、という迅速な対応が可能になりました。
あとは、Paintnote EDIから送り状を発行できるため、商品さえあればすぐにお届けできるようになったこともよかったです。
今までは商品があっても送り状がなければお届けすることができず、内勤の業務へ催促しなければならない状況もあったため、互いに心理的ストレスを感じていましたが、
今ではほとんど伝票が発行された状態になっているので、催促することがなくなりストレスフリーな状態になりました。
当たり前ではありますが、スマホやタブレットからいつでも注文できるのは便利ですね。普段使っている端末やLINEからすぐに使えるのも嬉しいです。
場所も時間も選ばず内勤の業務へ連絡できるのは、電話よりも手軽で間違いが少なく、自分たちの業務の効率も上がりました。
また代理発注機能にモードが２つあり、再注文品やお客様と同じ感覚で発注したいときは「代理発注モード」、商品コードで検索したいときは「伝票モード」と使い分けています。
検索性も高く、1回の注文も2,3分で終わるため、受注時にその場でぱぱっとカートに入れて、あっという間に終わります。
詳細機能や導入に関してなど
Paintnote EDI, Paintnoteが3分でわかる
