今回は、Paintnote EDIをご利用いただいている株式会社富田商店 業務課の飯田一行さんにインタビューさせていただきました！
弊社の受注方式としては、FAX・LINE・メールで注文してくれるお客様もいらっしゃいますが、電話での注文が大半を占めています。
他の販売店様も同様の課題感をお持ちだと思いますが、電話だと商品名や容量・艶、顧客名の聞き間違いが起こりえます。弊社も長年こういった問題が生じないよう各従業員が努力しており、発生頻度は低くなりましたが、少なからずどこかの支店で月1件くらいは発生してしまうのが現状です。
またFAX受注については、言った言わない論は起こりづらいものの、紙媒体のファイリング作業等の煩わしさは正直あります。定期的なファイル整理作業もできることならなくなってほしいという想いは常に持っています。
環境面での取り組みとしてもペーパーレス化は進めていきたいと思っておりますが、紙文化が定着している業界なので、今回の導入を機に、段階的に取り組んでいきたいと思ってますね。
EDIで注文が入るようになって、仕事の優先順位づけ、お客様応対する際の心構えができるようになったなと感じています。
電話受注には、聞き間違いのリスク以外にも、双方の時間を拘束するというデメリットがあると思います。
自分の仕事でいえば、1件電話が入ってしまうと、今行っていた作業を一時中断しなくてはいけなくなる等、仕事の優先順位が乱雑になります。
これまでは上記のような問題がありましたが、EDI受注に変わったことで、横槍的な電話対応が減り、仕事の優先度が決めやすくなり作業効率が向上したように思います。またEDIでお客様が注文したい内容が事前に把握できるため、直接電話等で問い合わせが必要な場合も、ある程度下調べや心構えをした上で回答ができるので、精神的にも余裕が生まれたように感じています。
またお客様の立場で考えても、現場対応している中で必ず電話に出れるわけではないですし、弊社の営業時間外に営業担当者に電話することに気を遣ってくださる方もいらっしゃいます。
EDIを利用するようになって、お客様から「御社の営業時間を気にせず、好きなタイミングで注文が入れれるようになった」というお声をもらう機会も増えました。
朝5時台に注文を入れてくださるお客様も結構いらっしゃって最初は驚きましたね（笑）
当然互いに電話の方が都合が良い時もありますが、EDIという選択肢が増えたことにより、双方ともに心にゆとりが持てるようになったのかと感じています。
EDI導入により、営業から社内への伝言ゲーム＝時間のロスが解消されました。
これまで営業が外出先で受注し社内に伝達していた情報が、EDI経由で直接社内に入ってくるため伝言ゲームが不要となりました。
また、営業が「代理発注」の機能を活用し、外出先で受けた注文をその場で受注登録する⇒社内に通知が入る⇒業務が確認し発注作業を行う、といったフローもこれから増やしていければと考えています。
業務担当の方には共感してもらえると思いますが、社内の伝言ゲームに要する時間は意外と大きいですし、先述の電話対応の例と同じように横槍的に作業を中断せざるをえなかったりするため、この時間ロスの解消は精神的にもありがたいなと感じています。
導入当初は「EDIという窓口が新たに増えて業務量が大変にならないか？」「業務の仕事量が増えてしまわないか？」といった懸念点がありました。
しかし実際に運用してみると、この点は問題なく、むしろ先述の伝言ゲームの時間が解消されたり、優先度をつけて業務に取り組める等、作業効率は向上したように感じます。
業務量的には、営業から仕事を引き継いだ時点でやることは変わりませんので、むしろ受注情報が直接社内に入り伝言ゲームがなくなった分、時間が生まれたと思います。
自分が商品マスタの整理や掲載商品の選定を担当していることもあり、EDI経由で注文が入ると単純に嬉しいですね（笑）今後も、お客様視点で「どういった掲載方法が一番検索しやすいか」といった点を考え抜いてより良い掲載体系にしていきたいと思ってます。
また、新人の仕事ぶりを見ている中で、Paintnote EDIは「新人にも使いやすいサービス」だなと気付きました。
私も新人の頃はそうでしたが、商品知識が乏しい段階では、電話受注だと商品名が聞き取れない、FAX受注でも必ずしも正式名称で記載してくるとは限らないのでどの商品を指しているのかわからないという苦労がありました。
また結果として先輩社員に毎回確認するといった流れになってしまい申し訳ない気持ちになったのを覚えています。
それと比較して、Paintnote EDIは基本的に正式名称で注文が入ってきますし、そのままPaintnote上で発注書も作成できるため発注作業まで新人でも問題なくこなせています。
こういった光景を見ていると、新人も早くからやりがいを感じられたり、先輩に聞きづらいな、足を引っ張っていないかなと不安になる気持ちも軽減されると思うので、大変喜ばしい光景だなと思って見ています。
「受注票と発注書の自動発行」が特に便利だと思います。
弊社は従来から使用している基幹システムと併用してPaintnote EDIを運用しています。
Paintnote EDIを既存の業務フローに当てはめる上で、欠かせないツールとなっているのが、紙ベースの「受注票」です。
導入当初は「既存のシステムと併用ができるのか？」という疑問がありましたが、受注票の存在により全くと言っていいほど支障はでていません。
むしろ商品名・数量等の受注情報が自動で印刷されるので、手書きで受注票を作成するよりも短時間かつ転記ミスもなく運用できています。
上記と併せて「発注書」の自動発行も便利な機能だと思います。
この機能の存在により、Paintnote EDI上で受注〜納期回答（受注⇒受注票発行⇒発注書発行・FAX⇒納期回答）まで一貫して行うことができるようになり、作業効率が一段階向上したと感じています。
今まであまり意識していませんでしたが、これまでの業務では転記作業が頻出していたんだなと気付かされましたし、転記を削減するだけで作業時間の短縮だけでなく人的ミスのリスクも最小化できるんだなと実感しました。
加えてになりますが、メッセージ機能も良いと思います。
以前は営業担当者が窓口となって顧客対応をすることが基本でしたが、業務からメッセージを入れることもできるので、営業担当の負荷軽減にもなり社内的にも喜ばれますし、お客様の反応を直に感じられるという点では一種のやりがいにもつながっていると思います。
個人的な意見ですが、業界的にEDIがもっと広まってほしいと思っています。
弊社の立場からすると、受注側の効率化だけでなく、メーカーさん等の発注側との連携が可能になれば、業務効率化だけでなく発注ミスも軽減され、双方ともにWin-Winになるのではないかと考えています。そういった発展性にはとても期待しています。
EDIを実際に使ってみて、EDI化が進めば自ずと業務効率化が進むという点についてはすでに疑いの余地はありませんので、今後の発展型として販促ツールとしての価値がさらに高まるといいのではと思っています。
弊社の運用面もまだまだこれからの部分はありますが、販促ツールとしての価値を引き上げていきたいと考えていますので、是非アドバイス等もらえると嬉しいです。
例えば、おすすめ商品の掲載についても、お客様が常に見たいと思うようなページにするためになにができるか。「塗料に限らず、別のジャンルの商品を掲載してもいいんじゃないか」、「更新頻度を上げ、日替わりで掲載商品を変えるのもいいんじゃないか」等、いろいろな案が思い浮かんだりしています。
業務の立場であれど、売上向上に貢献できる仕事はたくさんありますので、試行錯誤しながら実行に移していきたいと思います。自社の「情報発信力」という強みをPaintnote EDIにも反映していけたらと思ってます。
日に日に成長するサービスを楽しみにしていますし、弊社も最大限に活用ができるように取り組んでまいります。期待しています。
詳細機能や導入に関してなど
Paintnote EDI, Paintnoteが3分でわかる
